De fleste har nok hørt om de overvågningssystemer som i dag bruges af skoler og gymnasier til at lette administrationen. Disse systemer vokser i popularitet, fordi de hjælper med at reducere manuelt arbejde. Derudover har det en systematisk funktion for institutionen. En uddannelsesinstitution består af mange studerende. Institutionerne finder det således ret svært at holde øje med hver enkelt elev ? noget disse systemer klarer langt bedre.
Ved hjælp af et system der holder øje med fremmøde, kan institutioner og andre organisationer spare tid og penge. Når vi taler om denne slags systeer, er det ikke specifikt kun for skoler eller virksomheder. Det kan bruges overalt, hvor folk i stort antal arbejder. Udover at spare tid hjælper dette system også med at spare penge i organisationen, som ellers var tabt ved overvågning, sporing og opdatering af oplysninger. Det er derfor vi ser både mellemstore og store virksomheder integrere Attendance systemer som eksempelvis dem fra lessor, ind i Dynamics NAV eller lignende ERP system.
Omkostningerne ved køb af forsyninger som blæk, papir, filer, ark, blyanter, stansemaskiner og eget mere holdes øje med ved hjælp af automatiserede systemer. Overvågning af fremmøde er et automatiseret system, der er benytter biometrisk scanning eller RFID-læsere til at holde øje med hvem der er mødt op og hvornår.
Dette system gør det muligt for lærere, ledende medarbejdere i skoler og gymnasier og ledere i virksomheder nemt at se alle de indsamlede data med et enkelt klik. Denne data lagres i en database og er derfor gemt sikkert i mange år. De samme data, hvis de er gemt i dokumenter, vil med sikkerhed blive forkert placeret i den nærmeste fremtid. Den slags problemer er man ovre, når tingene systematisk lagres digitalt.
Systemerne noterer alle aktiviteter for den enkelte person. I en organisation registrerer man typisk en persons arbejdstimer, pauser, fremmødeoptegnelser mv. I skolerne registreres den studerendes aktiviteter som fremmøde, karakterer, projekter, testrapporter mv.
Dette system kan også være yderst gavnligt for personaleafdelinger, da de kan se dataen for deres medarbejdere og give løn derefter. Med dette system er udstedelse af lønnen slet ikke besværlig for virksomheden, da de meget nemt kan kontrollere fremmøde af medarbejdere og udstede lønnen.
Den information der indsamles har altså en direkte praktisk funktion ? man kan holde øje med medarbejdere og gribe ind, hvis de ser ud til at være ved at gå ned med stress. Studerende kan blive kaldt til samtale, hvis deres fremmøde ser problematisk ud. Lønudbetaling kan automatiseres og spare massevis af timer. Det mest spændende er dog de ting vi endnu ikke ved at denne data kan bruges til. Ved at lagre store mængder information som denne for flere år, er der god sandsynlighed for at vi kan gøre opdagelser og lave optimeringer senere hen, ved at køre simulationer baseret på den måde ens skole eller virksomhed længe har kørt på.
