Møder er en central del af enhver virksomhed. De er med til at drive forretningen frem, og det er derfor vigtigt, at de bliver planlagt og afholdt på den rigtige måde.
Der er dog mange ting, der skal tages hensyn til, når man planlægger et møde. Der skal tages højde for, hvilken type møde det er, hvem der skal deltage, hvor mødet skal afholdes, osv.
Det kan være en udfordring at få styr på alle disse ting, og derfor har vi lavet en liste med de vigtigste ting, du skal overveje, når du skal have strukturere din mødeplanlægning.
Type af møde
Der er mange forskellige typer af møder, og det er ikke alle typer, der egner sig til alle situationer. Du skal derfor først overveje, hvilken type møde, der er bedst egnet til situationen.
Skal det f.eks. være et kort informationsmøde, hvor der ikke skal tages beslutninger, så er et konferencemøde måske det bedste valg. Er det derimod et møde, hvor der skal tages beslutninger, så er et decideret beslutningsmøde måske bedre.
Deltagere
Det er ikke alle, der er nødvendige at have med til et møde. Du skal derfor overveje, hvem der skal deltage.
Det er ofte en god idé at have et mindre antal deltagere, så mødet ikke bliver for rodede. Møder bliver ofte mere effektive, hvis der kun deltager de nødvendige personer.
Dato og tid
Det er selvfølgelig vigtigt, at mødet bliver afholdt på en dato og et tidspunkt, hvor alle deltagerne kan være til stede.
Derudover skal du også overveje, hvor lang tid mødet skal vare. Møder kan hurtigt blive for lange og trættende, hvis de ikke er planlagt ordentligt.
Sted
Mødet skal også afholdes på et sted, der er egnet til formålet. Skal der f.eks. tages beslutninger, så skal der være plads til at diskutere. Skal der holdes et konferencemøde, så er det ofte en god idé at have det på et konferencecenter. Et godt mødested er også med til at sikre, at der opretholdes en god stemning omkring bordet og at der er et godt arbejdsklima omkring jer, når I skal holde møde.
Dagsorden
En dagsorden er ofte nødvendig for et effektivt møde. Den giver et overblik over, hvad der skal diskuteres, og sikrer, at mødet ikke bliver for rodet. Når deltagerne har læst dagsordenen, er der også blevet forventningsafstemt, og alle ved, hvad der skal foregå på mødet. En dagsorden kan også være med til at sikre, at alle deltagerne forbereder sig godt til mødet.
